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まずは基本!手紙の書き方とマナーLetter-writing basics & manners

目上の人への手紙の書き方

会社の上司やお世話になった先生方への挨拶・報告・お礼等、目上の方に手紙を書く機会は意外とあるものです。

今回は、目上の方への手紙の書き方をお伝えします。大人として恥ずかしくない手紙で印象アップをはかりましょう。

目上の方に手紙を送るタイミングとは?

目上の方には、きちんと手紙で挨拶や報告などをするのがベターです。
手紙を出すタイミングも大事なので、とりわけお礼やお詫びの手紙は早めに出しましょう。

◆お礼
・頂きものをしたとき
・お礼状を頂いたとき
・仕事などのフォローをしてもらったとき
・退社・退院・結婚などの節目に、今までお世話になったことを伝えるとき
・その他、お礼があるとき

◆報告
・結婚報告または、苗字の変更があるとき
・会社の辞令で異動になったとき
・住所変更の報告
・その他報告事項があるとき

◆その他
・贈り物をするとき
・季節の挨拶
・依頼や謝罪をするとき
・その他伝えたい事項があるとき

目上の方への手紙を書く前に

手紙の文面や筆跡には、書き手の人柄が表れます。例えば、丁寧な字できちんと書かれたかしこまった手紙を受け取れば、書き手に対して好印象を抱くでしょう。その逆もしかりです。乱雑な字で、誤字脱字の多い手紙に対してはマイナスの印象しかありません。仮に書き手に対して良い印象を持っていれば、なおさら手紙とのギャップに落胆してしまうでしょう。それまでに築きあげた信頼や評価を崩してしまいかねません。極端な言い方かもしれませんが、手紙ひとつであなたの評価が変わってしまいます。

目上の方に対する手紙はぬかりなく。でも、難しく考えすぎなくて大丈夫です。
字のうまい下手より丁寧に字を書くこと、また、文章の良し悪しよりも手紙の基本マナーをおさえた上で心をこめて文章を書くことを意識すると良いでしょう。あなたの思いは手紙を通して相手に伝わるはずです。

目上の方への手紙で気を付けるポイント
丁寧な字で書くことは大前提ですが、他にもチェックしたい主なポイントをお伝えします。

◆「頭語・結頭」を必ず入れましょう。
手紙を書くのに慣れていない方でも、一般的な「頭語・結頭」である「拝啓」「敬具」、書き手が女性の場合は「拝啓」「かしこ」、より丁寧な印象の「謹啓(きんけい)」「謹呈(きんてい)」くらいは覚えておくと便利です。 詳しくは、「頭語と結語」ご参照ください。

◆時候の挨拶を入れましょう
時候の挨拶は下記ページでご紹介しています。詳しくは「時候の挨拶」でご確認ください。

◆心をこめた分かりやすい文章を意識しましょう
5W2Hを明確にすれば、わかりやすい文章になります。
同サイト内の「文章向上のために抑えるポイント」や「読んでもらえる文章を作るには」では、わかりやすい文章づくりのヒントが掲載されています。
★5W2Hとは
When いつ(時)
Where どこで(場所)
Who 誰が(対象者)
What何を(件名)
Why なぜ(目的)
How どのように(方針や状況説明)
How many どのくらい(量)

◆結びの挨拶まで気を抜かないで!
目上の方への手紙は、結びの言葉も大切にして下さい。気の利いた結びの言葉は、手紙を好印象で締めくくることが出来ます。「暦の上では春とは申しますが、厳しい寒さが続いております。お体を大切にお過ごし下さい。」といった相手の健康を気遣った結びの言葉や、ビジネスだけでなく目上の方にも使いやすい「今後とも、ご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い致します。」のような厚誼や教示を仰ぐ結びの言葉がおすすめです。

結びの挨拶一例
  • 親しい目上の方に
  • ・お風邪など召されませぬように。
  • ・お健やかにお過ごしくださいませ。
  • ・どうぞお元気でご活躍されますように。
  • ・今後とも、よろしくお付き合いください。
  • ・またお会いできる日を楽しみにしております。
  • ・乱筆お許しください。
  • ビジネスライクな手紙に
  • ・今後ともご高配を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
  • ・拙筆、なにとぞご容赦ください。
  • ・今後のますますのご活躍をお祈りいたしております。
  • ・皆様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
  • あわせて、「結びの挨拶」をご参照ください。

◆誤字・脱字のチェックをしましょう
誤字脱字がないか、読み直してチェックしましょう。
ちなみに、修正液(修正テープ)を使った訂正は好ましくありませんが、相手が親しく許してくれるような間柄であれば構いません。ただし、詫び状、依頼、年賀状を含めたお祝い、喪中などのお悔やみ、封筒の表書きなど、厳禁のケースもありますので、注意してください。

ひとこと

通信技術の進歩に伴い、電話やメールなどの手紙以外の通信手段が用いられるようになった昨今ですが、今でもきちんとした文章を求められるシーンは少なくありません。
とくに目上の方へは、簡易なメールよりもかしこまった手紙が良いとされています。
手紙は心が伝わりやすいコミュニケーション手段です。マナーのある手紙は、信頼関係やスムーズな人間関係を築き、書き手の人格の評価を良くすることに繋がります。
ぜひ、手紙を味方につけて、大切な方に気持ちを届けてくださいね。

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